竞争性谈判采购文件

广州中大校园综合服务中心有限公司

纸张采购项目

项目编号：XYZH（2022）0002

广州中大校园综合服务中心有限公司

2022年4月19日

目 录

第一章 竞争性谈判公告

第二章 供应商须知

第三章 评审标准

第四章 响应文件格式

第五章 合同模版

第一章 竞争性谈判公告

广州中大校园综合服务中心有限公司就纸张采购项目，特邀请有关供应商参加竞争性谈判，现将有关事项通知如下：

一.1 竞争性谈判项目名称及内容

1.1.1项目名称：广州中大校园综合服务中心有限公司纸张采购项目

1.1.2项目编号：XYZH（2022）0002

1.1.3项目背景：广州中大校园综合服务中心有限公司（以下简称“公司”）是广州中山大学资产经营有限公司投资设立的全资子公司，是唯一中山大学校内图文打印复印服务机构，现在中山大学广州、深圳、珠海各校区内共设有6家图文中心，营业面积约500㎡。

1.1.4项目内容：

（1）包含6家图文中心全部复印纸张耗材。服务涉及内容：提供打印复印纸张耗材、存储、配送及所需的退换货等服务，数量按实际使用需求确定，规格、尺寸等根据使用要求确定。

（2）需满足公司所需的纸张耗材的种类，并具备满足公司位于广州、珠海、深圳三校区图文中心所需纸张耗材的仓储、配送等服务能力；供应商必须提供公司所需纸张耗材的正规生产厂家且符合国家相关质量标准的具有生产合格证的产品，不得用冒牌伪劣产品以次充好。最终结算费用按实际使用数量*单价结算。

（3）供应商需保证公司每个门店每款纸张耗材的最低库存量：中山大学广州校区海珠区新港西路南校园和番禺东校园门店各A4打印纸50箱，A3打印纸20箱；中山大学珠海校区门店A4打印纸30箱，A3打印纸20箱；中山大学深圳校区门店A4打印纸30箱，A3打印纸20箱。

（4）如有需要，供应商可联系公司自行前往现场踏勘。

（5）采购清单：

1）纸张清单：

2）其他耗材清单

备注：①供应商据此清单所报总价仅为竞争性谈判参考，实际费用按实际纸张和其他耗材供货量以供应商单价报价进行结算；

②供应商必须对以上采购清单的所有类别进行报价且不能超过分项的单价最高限价，否则其竞争性谈判响应文件将被认定为无效。

③单价最高限价需已含税。

④总价计算方式为：纸张总价*90%+其他耗材总价*10%

纸张总价：纸张清单中各项单价报价*参考数量后求和

其他耗材总价：其他耗材清单中各项单价报价*参考数量后求和

（6）服务期限：

合约周期为期1年，合约执行期间供应商需无条件接受公司对其年度考评，如供应商当年度考评达到合格或以上，可由公司提出续签合约（续约周期1年），最多可续签2次，即合约周期最长可达到3年的期限；双方签订服务合同后若供应商无法履行合同内容（包括但不限于提供的纸张耗材参数低于最低配置参数要求、配送服务过程中响应不及时等），经双方沟通协商不成功，公司可提前终止合同，终止前需提前一个月告知供应商。

（7）合同期内耗材增加和减少：

合同期内，根据公司的业务发展需要，耗材的增加和减少由供应商根据公司需求进行响应。除采购清单所列纸张耗材外，公司尚需要A3复印纸、铜版纸、哑粉纸、白卡等其他规格或品类耗材，公司可选择向供应商采购，供应商应给予价格优惠（价格不高于同类型商品京东自营价格的7折）。

（8）合同结束：

合同结束后，公司协助供应商在一个月内清点未结算的纸张耗材种类、数量及金额。如公司在合同结束后，未确定新的供货人，供应商在不影响公司正常业务的情况下，应与公司协商继续供货有关事宜，保证公司的业务不能中断。

1.1.5技术服务要求

（1）纸张耗材尺寸要求

供应商提供的所有纸张耗材的尺寸需与公司纸张耗材的尺寸一致。

（2）纸张质量要求

1）80g纸张：纸张定量为≧80g/m2的胶版印刷纸或复印纸；纸张白度CIE»162，横向耐折度≧15次，不透明度≧94%，pH值为7.5~9.5。

2）70g纸张：纸张定量为≧70g/m2的胶版印刷纸或复印纸；纸张白度CIE»162，横向耐折度≧15次，不透明度≧94%，pH值为7.5~9.5。

3）其他种类纸张和耗材质量参数要求参照国家相关行业标准执行，需提供合格的行业检测报告。

4）供应商应提供原厂具有出厂合格证明的合格产品，包装完好无污渍、无破损。

5）提供的耗材任何情况下都不能出现纸张潮湿及卷纸情况。

6）使用时，如果公司投诉耗材质量问题，供应商必须及时整改。

（3）耗材供货数量统计

1）供应商根据公司不同图文中心的定购耗材种类及数量安排配送到指定地点，每次送货均需提供多联送货清单，经公司门图文中心员清点无误并签字确认后方有效。供应商和公司每月初核对上一个月度供货数量及金额，经公司确认后方为有效供货数量。

2）未经公司确认的送货单、结算单等单据无效。

3）供应商每月统计全部的配送耗材数量及金额后一次性申请结算费用。

（4）服务要求

1）耗材方面：

①服务人员:供应商必须指定1-2名工作人员负责公司人对接采购、配送、结算、投诉等事宜。

2）最低配送货物仓储:

供应商必须提供公司图文中心所需纸张耗材最低配送量的仓储服务，具体如下：

广州2个图文中心：各A4打印纸50箱，A3打印纸20箱；

珠海图文中心：A4打印纸30箱，A3打印纸20箱；

深圳图文中心：A4打印纸30箱，A3打印纸20箱。

3）配送要求:

①供应商要按照公司每次采购耗材的种类、数量、时间等要求，安排配送。

②供应商接到公司采购需求后，应在1天内响应，1-2天完成货物配送到公司指定的地点。若公司急需，供应商应与公司协调沟通并采取合适的方式配合公司完成货物配送。

③公司接收货物验收时，发现包装污渍、包装损坏等质量原因需要退换货的，应拍照及在送货清单上注明并告知供应商，供应商应第一时间和公司确认及做好记录并做好退换货服务。

④公司门店位于中山大学广州、深圳、珠海三市校园内，进出校门需严格遵守中山大学校方相关管理规定，供应商应配合公司完成进出校门审核报批等相关工作。若供应商不配合公司，导致无法完成货物配送进而影响公司正常业务开展，将按照合同有关约定处理。

4）退换服务

供应商对送交到公司的纸张耗材不能有任何质量问题。若验收或使用时发现有不合格的耗材，以及与竞争性谈判响应文件中耗材参数不符的产品，公司有权要求退换，由此造成的损失及费用全部由供应商承担。

1.1.6商务服务要求

（1）结算：

每月结算时，供应商提供实际用量统计单及实际配送货物统计单（由公司签字确认），按审核后金额统一结算。

（2）款项支付：

供应商每月凭金额准确、合法有效发票向公司申请支付之上一个月所配送耗材（经公司确认的实际定购耗材数量乘以相对应的谈判单价）的款项，公司在收到供应商的支付申请后15天内予以付清，如遇法定节假日则顺延。

（3）质量控制措施：

公司在合同期间如有投诉的，供应商应立即整改，并做好记录。供应商不进行有效整改，公司有权提前终止合同。

1.1.7耗材性能要求

（1）70克A4纸张  单位：包

（2）80克A4、A3及彩页纸纸张  单位：包

（3）其他种类纸张质量参数要求参照国家相关行业标准执行，需提供合格的行业检测报告。

1.2供应商资格条件

1.2.1在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格；

1.2.2近三年没有违反职业道德和违法执业行为记录，有良好的服务态度，较好的社会信誉；

1.2.3本次谈判不接受联合体，也不允许分包或转包。

1.3响应文件截止时间

响应文件截止时间：2022年4月29日下午17：00。

响应文件接收地点： 广州市海珠区新港西路135号中大园东区255号1号楼二楼办公室

【本次竞争性谈判联系事项】

公司地址：广州市海珠区新港西路135号中大园东区255号1号楼二楼办公室

邮编：510275    

邮箱：xyzhfwzx@163.com

联系人：黄老师、任老师

联系电话：020-84113564

1.4响应文件制作份数要求

正本份数：1份；副本份数： 4份。

第二章 供应商须知

2.1 总则

2.1.1 采购方式及定义

本次采购采用竞争性谈判方式（以下简称谈判），本竞争性谈判文件仅适用于竞争性谈判通知中所述项目。

2.1.2 合格的供应商

①满足竞争性谈判通知中供应商的资格条件的规定。

②满足本文件实质性条款的规定。

2.1.3 适用法律

本次竞争性谈判及由此产生的合同受中华人民共和国有关的法律法规制约和保护。

2.1.4 费用

①供应商应自行承担所有与参加谈判有关的费用，无论谈判过程中的做法和结果如何，采购方在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。

②本次竞争性谈判采购方不收取文件工本费与成交服务费。

2.1.5 竞争性谈判文件的约束力

供应商一旦接收了本竞争性谈判文件并决定参加谈判，即被认为接受了本竞争性谈判文件的规定和约束，并且视为自竞争性谈判通知期限届满之日起已经知道或应当知道自身权益是否受到了损害。

2.2 竞争性谈判文件

2.2.1 竞争性谈判文件构成

竞争性谈判文件有以下部分组成：

竞争性谈判公告

供应商须知

评审标准

响应文件格式

合同模版

请仔细检查竞争性谈判文件是否齐全，如有缺漏请立即与采购方联系解决。

2.2.2 竞争性谈判文件的澄清及修改

任何要求对竞争性谈判文件进行澄清的供应商，均应在提交首次响应文件截止时间前按竞争性谈判通知中的通讯地址或联系电话通知采购方。提交首次响应文件截止之日前，采购方可以对已发出的谈判文件进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容作为谈判文件的组成部分。

2.3 响应文件的递交及编制

2.3.1 供应商应当在谈判文件要求的截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。在截止时间后送达的响应文件为无效文件，采购方将拒收。供应商在提交响应文件截止时间前，可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知采购方。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的，以补充、修改的内容为准。

2.3.2 供应商应当按照谈判文件的要求编制响应文件，并对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。

2.3.3 响应文件的语言及度量衡单位

①供应商提交的响应文件以及供应商与采购方就有关谈判的所有来往通知、函件和文件均应使用简体中文。

②除技术性能另有规定外，响应文件所使用的度量衡单位，均须采用国家法定计量单位。

2.3.4 响应文件构成

供应商应该按照谈判文件的要求编写响应文件。

供应商应将响应文件按顺序装订成册，并编制响应文件资料目录。

2.3.5 证明供应商资格及符合竞争性谈判文件规定的文件

供应商应按要求提交资格证明文件及符合竞争性谈判文件规定的文件。

供应商除必须具有履行合同所需提供的货物或服务的能力外，还必须具备相应的财务、技术方面的能力。

2.3.6 报价

①报价应按竞争性谈判文件附件的详细报价表格式填写谈判货物的单价等。

②报价应包含所有应向所有权人支付的专利权、商标权或其它知识产权的有关费用及税费。

③商务、技术谈判结束后，本项目谈判小组将允许所有符合商务、技术要求的供应商对本次货物和服务在规定的时间内给出最终报价，该最终报价将作为确定成交商的主要依据。

④供应商必须按谈判文件中“用户需求书”规定的报价方案报价，否则视为非实质性响应性而被拒绝。报价中应已包括货物应纳全部规定税项。

2.3.7 其它费用处理

供应商认为有其他必须的费用也需进行说明。

2.3.8 响应文件货币

响应文件中的单价和总价无特殊规定的采用人民币报价，竞争性谈判文件中另有规定的按规定执行。

2.3.9 谈判保证金

本项目不收取谈判保证金。

2.3.10 响应文件份数和签署

供应商应严格按照竞争性谈判通知要求的份数准备响应文件，每份响应文件须清楚地标明“正本”或“副本”字样。一旦正本和副本不符，以正本为准。

响应文件的正本和所有的副本均需打印或复印，正本由供应商法定代表人或其授权代表签字。授权代表须将 “法人授权书”（原件）附在正本响应文件中。

除供应商对错处做必要修改外，响应文件不得行间插字、涂改或增删。如有修改错漏处，必须由响应文件签署人签字或盖章。

2.4 响应文件的递交

2.4.1 响应文件的密封和标记

①供应商应将响应文件正本和所有副本密封，并加盖供应商公章。不论供应商成交与否，响应文件均不退回。

②密封的响应文件应：

按竞争性谈判通知中注明的地址送达；

注明谈判项目名称、项目编号及“请勿在响应文件提交截止时间之前启封”的字样；

注明联系人、联系电话。

未按要求密封和加写标记，采购方对误投或过早启封概不负责。对由此造成提前开封的响应文件，采购方将予以拒绝，作无效响应处理。

2.4.2 响应文件提交截止时间

①采购方收到响应文件的时间不得迟于竞争性谈判通知中规定的截止时间。

②采购方按照规定，通过修改竞争性谈判文件有权酌情延长响应文件提交截止时间，在此情况下，供应商的所有权利和义务以及供应商受制的截止日期均应以延长后新的截止日期为准。

2.4.3 迟交的响应文件

采购方将拒绝并原封退回在其规定的响应文件提交截止时间后收到的任何响应文件。

2.5 谈判与评审

2.5.1 谈判仪式

采购方将通知组织谈判的时间和地点。供应商应委派携带有效证件的代表准时参加，参加谈判的代表需签名以证明其出席。

谈判仪式由采购方主持，供应商代表以及有关工作人员参加。

2.5.2 谈判小组

采购方组建谈判小组，谈判小组负责对谈判响应文件进行审查、比较和与供应商谈判。

2.5.3谈判工作纪律及保密

谈判小组成员应当遵守评审工作纪律，不得泄露评审情况和评审中获悉的商业秘密。

2.5.4谈判小组工作原则

谈判小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则，根据谈判文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。未实质性响应谈判文件的响应文件按无效响应处理，谈判小组应当告知提交响应文件的供应商。谈判文件内容违反国家有关强制性规定的，谈判小组应当停止评审并向采购方说明情况。

2.5.5响应文件审查

谈判小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。

2.5.6供应商澄清

谈判小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件将以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。

2.5.7谈判原则、最后报价、综合评分

①谈判小组将以抽签的形式确定供应商的谈判次序。

②谈判小组首先审查供应商的资格，然后按谈判次序与合格供应商分别进行谈判。

③谈判内容：复印打印设备租赁的报价、商务及服务的响应情况。

④谈判文件能够详细列明采购标的服务要求的，谈判结束后，谈判小组将要求所有实质性响应的供应商在规定时间内提交最后报价。最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。

⑤经谈判确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后，由谈判小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。综合评分法，是指响应文件满足谈判文件全部实质性要求且按评审因素的量化指标评审得分最高的供应商为成交候选供应商的评审方法。

⑥评审时，谈判小组各成员独立对每个有效响应的文件进行评价、打分，然后汇总每个供应商每项评分因素的得分。谈判小组根据综合评分情况，按照评审得分由高到低顺序选出中标供应商，并编写评审报告。评审得分相同的，按照最后报价由低到高的顺序推荐。评审得分且最后报价相同的，按照商务评审指标优劣顺序推荐。

2.5.8响应无效和终止谈判活动条款

①响应无效条款

②未按照竞争性谈判文件规定要求密封、签署、盖章的；

③供应商不具备竞争性谈判文件中规定资格条件的；

④不符合法律、法规和竞争性谈判文件中规定的其他实质性要求的；

⑤其他法律、法规及本竞争性谈判文件规定的属响应无效的情形。

⑥终止竞争性谈判采购活动的条款

出现下列情形之一的，采购方将终止竞争性谈判采购活动，发布项目终止通知并说明原因，重新开展采购活动：

因情况变化，不再符合规定的竞争性谈判采购方式适用情形的；

出现影响采购公正的违法、违规行为的。

2.6成交原则、询问及质疑

2.6.1确定成交供应商

根据“供应商须知”第2.5.7的结果，取适当的排名个数作为成交候选人。

2.6.2询问及质疑

询问及质疑依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》及相关法律法规处理。

2.7成交供应商与成交通知书

成交候选人通过资格后审和最终报价，谈判小组在谈判会议3个工作日内向成交供应商发送《成交通知书》。《成交通知书》将作为签订合同的依据。

2.7签订合同

采购人与中标供应商自中标通知书发出之日起三十日内，按谈判文件要求和中标供应商投标文件承诺签订采购合同，但不得超出谈判文件和中标供应商投标文件的范围、也不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。

第三章  评审标准