竞争性谈判采购文件

广州中大校园综合服务中心有限公司

打印复印设备租赁项目

项目编号：XYZH（2022）0001

广州中大校园综合服务中心有限公司

2022年4月19日

目 录

第一章 竞争性谈判公告

第二章 供应商须知

第三章 评审标准

第四章 响应文件格式

第五章 合同模版

第一章 竞争性谈判公告

广州中大校园综合服务中心有限公司就打印复印设备租赁项目，特邀请有关供应商参加竞争性谈判，现将有关事项通知如下：

1.1竞争性谈判项目名称及内容

1.1.1项目名称：广州中大校园综合服务中心有限公司打印复印设备租赁项目

1.1.2项目编号：XYZH（2022）0001

1.1.3项目背景：广州中大校园综合服务中心有限公司（以下简称“公司”）是广州中山大学资产经营有限公司投资设立的全资子公司，是唯一中山大学校内图文打印复印服务机构，现在中山大学广州、深圳、珠海各校区内共设有6家图文中心，营业面积约500㎡。

1.1.4项目内容：

（1）包含6家图文中心全部打印机、复印机服务及全部耗材，具体包括：提供打印复印设备、维修、维保服务，打印设备数量按实际使用需求确定，型号根据使用要求确定。

（2）供应商至少需免费提供39台A3幅面黑白激光打印机（其中普通黑白激光打印机20台，高速黑白激光打印机19台），14台A3幅面彩色激光打印机；

（3）供应商免费提供的打印机都能正常使用，设备机器的表数不能超过100万张，无机型要求。供应商应配备一定数量备用机，其中中山大学广州新港西路135号南校园至少提供3台备用机（黑白激光打印机2台，彩色激光打印机1台）；中山大学广州大学城东校园至少提供2台备用机（黑白、彩色激光打印机各1台）；中山大学深圳校园至少提供2台备用机（黑白、彩色激光打印机各1台）；中山大学珠海校园至少提供2台备用机（黑白、彩色激光打印机各1台）。

（4）供应商可联系公司自行前往现场踏勘。

（5）设备清单：

备注：

1）供应商据此清单所报总价仅为竞争性谈判参考，实际费用按实际打印张数以供应商单价报价进行结算；

2）供应商必须对以上竞争性谈判清单的所有类别进行报价且不能超过分项的单价最高限价，否则其竞争性谈判响应文件将被认定为无效。

3）单价最高限价需已含税。

4）设备总价计算方式：设备清单中各项单价报价*各项2022年全年预计打印量后求和。

（6）服务期限：

合约周期为期1年，合约执行期间供应商需无条件接受公司对其年度考评，如供应商当年度考评达到合格或以上，可由公司提出续签合约（续约周期1年），最多可续签2次，即合约周期最长可达到3年的期限；双方签订服务合同后若供应商无法履行合同内容（包括但不限于提供的打印复印设备性能参数低于最低配置参数要求、服务过程中响应不及时、维保服务水平不足；经双方沟通协商不成功，公司可提前终止合同，终止前需提前一个月告知供应商。

（7）合同期内设备增加和减少：

合同期内，根据公司的业务发展需要，设备及耗材的增加和减少由供应商根据公司需求进行响应。

（8）合同结束：

合同结束后，公司协助供应商在一个月内清点打印机数量及金额。供应商在不影响公司正常业务的情况下，设备全部由供应商收回，如公司在合同结束后，未确定新的供货人，供应商在不影响公司正常业务的情况下，应与公司协商继续供货有关事宜，保证公司的业务不能中断。

1.1.5技术服务要求

（1）打印质量要求

1）以一张A4纸张为标准，在上下左右各15毫米的留白区域以内的主要打印区域，做到字迹清晰，无字迹空白，无重影，无黑条，无底灰等任何影响文件使用的缺陷。

2）提供彩色激光打印机需保证打印文字图片的质量，任何情况下都不能出现纸张潮湿及卷纸情况。

3）使用时，如果公司投诉打印质量问题，供应商必须及时整改。

（2）打印设备尺寸要求

1）供应商提供的所有打印设备的尺寸原则上不大于现有设备的尺寸，如需提供大于现有设备尺寸的，需事先实地勘察并与公司沟通。

2）纸张耗材尺寸和质量要求。

3）使用时，如果公司投诉设备生产问题，供应商必须及时整改。

（3）打印服务数据统计

1）打印机有计数器的，以计数器数据为主。任何一方不得私自更改打印数据，更改前后要分别记录统计。

2）打印机无计数器的，由供应商提供设备更新。

3）每台打印机的计数结果必须按每月查看统计，统计结果由公司代表和供应商代表签字确认。

4）供应商每月统计全部的打印设备的打印数据后一次性申请结算费用。

（4）服务要求

1）设备方面：

设备安装及调试:

供应商必须免费负责全部打印复印设备的运输及安装调试工作，并对公司连接打印设备的电脑安装设备运行所需的驱动程序，确保能正常使用，安装完成后需进行统计制表，交由公司进行确认。

公司增加新电脑或供应商更换打印复印设备等需要安装驱动及调试等工作，供应商应积极响应配合公司免费做好驱动安装和调试工作。

2）驻点:

供应商必须向公司安排专门的设备维护人员，供应商要设置一个统一的维护、维修等服务受理平台，必要时需安排维护人员驻场进行服务。

3）维护、维修要求:

①供应商要对公司打印机制定相应维护保养方案，进行巡检、预防性维修。

②供应商接到公司报修后，必须在10分钟内响应，中山大学广州校区海珠区新港西路南校园和番禺东校园门店2小时内到场；珠海唐家湾校区门店、深圳光明区校区门店24小时内到场。超过36小时内不能解决问题，应更换备用打印机设备。运维工程师需提供7*24小时电话响应。

③供应商提供周转备用的机器，公司妥善登记保管。合同期间供应商提供的打印机如需报废由供应商负责更新设备，保证公司正常业务进行。合同期满后，公司按交接数量归还供应商,如因公司责任发生遗失或损坏，由双方协商赔偿金额。

④供应商定期提供有关维护更新保养的处理记录，接受公司委派的人员监督。

4）整机配送及设备更新

供应商如果要设备更新，需要经过公司的鉴定许可。公司鉴定时，必须对原有的机器做出报废鉴定或提出合理的调配使用方案。新机器的安装由供应商负责进行。

如公司因业务发展需要添置新的打印机，经双方协商同意后，由供应商提供，并按竞争性谈判单价计费。

5）退换服务

供应商对送交到公司的打印设备不能有任何质量问题。若验收或使用时发现有不合格的打印设备，以及与响应文件中打印设备参数不符的打印设备，公司有权要求退换，不能以已安装为理由拒绝，由此造成的损失及费用全部由供应商承担。

1.1.6商务服务要求

（1）结算：

每月结算时，供应商提供实际用量统计单（由公司签字确认），按审核后金额统一结算。

（2）款项支付：

供应商每月凭金额准确、合法有效发票向公司申请支付之上一个月所打印服务（经公司确认的实际打印数量乘以相对应的竞争性谈判单价），公司在收到供应商的支付申请后15天内予以付清，如遇法定节假日则顺延。

（3）质量控制措施：

公司在合同期间如有投诉的，供应商应立即整改，并做好记录。供应商不进行有效整改，公司有权提前终止合同。

1.1.7耗材容量与设备性能要求

设备需满足以下参数要求：

（1）黑白激光打印机（20台）参数要求：

（2）黑白激光打印机（19台）参数要求：

（3）彩色激光打印机（14台）参数要求：

（4）系统必须至少拥有：

1）设备监控及管控功能：

①多种搜索添加不同种类打印设备的方式。

②显示设备各类详细信息，包括但不限于设备IP，型号，序列号，打印计数等。

③打印机错误主动提醒。

（2）报告输出功能：

①打印印量报告。

②打印机故障事件报告

1.2供应商资格条件

1.2.1在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格；

1.2.2近三年没有违反职业道德和违法执业行为记录，有良好的服务态度，较好的社会信誉；

1.2.3本次谈判不接受联合体，也不允许分包或转包。

1.3响应文件截止时间

响应文件截止时间：2022年4月29日下午17：00。

响应文件接收地点： 广州市海珠区新港西路135号中大园东区255号1号楼二楼办公室

【本次竞争性谈判联系事项】

公司地址：广州市海珠区新港西路135号中大园东区255号1号楼二楼办公室

邮编：510275

邮箱：xyzhfwzx@163.com

联系人：黄老师、任老师

联系电话：020-84113564

1.4响应文件制作份数要求

正本份数：1份；副本份数： 4份。

第二章 供应商须知

2.1 总则

2.1.1 采购方式及定义

本次采购采用竞争性谈判方式（以下简称谈判），本竞争性谈判文件仅适用于竞争性谈判通知中所述项目。

2.1.2 合格的供应商

①满足竞争性谈判通知中供应商的资格条件的规定。

②满足本文件实质性条款的规定。

2.1.3 适用法律

本次竞争性谈判及由此产生的合同受中华人民共和国有关的法律法规制约和保护。

2.1.4 费用

①供应商应自行承担所有与参加谈判有关的费用，无论谈判过程中的做法和结果如何，采购方在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。

②本次竞争性谈判采购方不收取文件工本费与成交服务费。

2.1.5 竞争性谈判文件的约束力

供应商一旦接收了本竞争性谈判文件并决定参加谈判，即被认为接受了本竞争性谈判文件的规定和约束，并且视为自竞争性谈判通知期限届满之日起已经知道或应当知道自身权益是否受到了损害。

2.2 竞争性谈判文件

2.2.1 竞争性谈判文件构成

竞争性谈判文件有以下部分组成：

①竞争性谈判公告

②供应商须知

③评审标准

④响应文件格式

⑤合同模版

请仔细检查竞争性谈判文件是否齐全，如有缺漏请立即与采购方联系解决。

2.2.2 竞争性谈判文件的澄清及修改

任何要求对竞争性谈判文件进行澄清的供应商，均应在提交首次响应文件截止时间前按竞争性谈判通知中的通讯地址或联系电话通知采购方。提交首次响应文件截止之日前，采购方可以对已发出的谈判文件进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容作为谈判文件的组成部分。

2.3 响应文件的递交及编制

2.3.1 供应商应当在谈判文件要求的截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。在截止时间后送达的响应文件为无效文件，采购方将拒收。供应商在提交响应文件截止时间前，可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知采购方。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的，以补充、修改的内容为准。

2.3.2 供应商应当按照谈判文件的要求编制响应文件，并对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。

2.3.3 响应文件的语言及度量衡单位

①供应商提交的响应文件以及供应商与采购方就有关谈判的所有来往通知、函件和文件均应使用简体中文。

②除技术性能另有规定外，响应文件所使用的度量衡单位，均须采用国家法定计量单位。

2.3.4 响应文件构成

①供应商应该按照谈判文件的要求编写响应文件。

②供应商应将响应文件按顺序装订成册，并编制响应文件资料目录。

2.3.5 证明供应商资格及符合竞争性谈判文件规定的文件

①供应商应按要求提交资格证明文件及符合竞争性谈判文件规定的文件。

②供应商除必须具有履行合同所需提供的货物或服务的能力外，还必须具备相应的财务、技术方面的能力。

2.3.6 报价

①报价应按竞争性谈判文件附件的详细报价表格式填写谈判货物的单价等。

②报价应包含所有应向所有权人支付的专利权、商标权或其它知识产权的有关费用及税费。

③商务、技术谈判结束后，本项目谈判小组将允许所有符合商务、技术要求的供应商对本次货物和服务在规定的时间内给出最终报价，该最终报价将作为确定成交商的主要依据。

④供应商必须按谈判文件中“用户需求书”规定的报价方案报价，否则视为非实质性响应性而被拒绝。报价中应已包括货物应纳全部规定税项。

2.3.7 其它费用处理

供应商认为有其他必须的费用也需进行说明。

2.3.8 响应文件货币

响应文件中的单价和总价无特殊规定的采用人民币报价，竞争性谈判文件中另有规定的按规定执行。

2.3.9 谈判保证金

本项目不收取谈判保证金。

2.3.10 响应文件份数和签署

①供应商应严格按照竞争性谈判通知要求的份数准备响应文件，每份响应文件须清楚地标明“正本”或“副本”字样。一旦正本和副本不符，以正本为准。

②响应文件的正本和所有的副本均需打印或复印，正本由供应商法定代表人或其授权代表签字。授权代表须将“法人授权书”（原件）附在正本响应文件中。

③除供应商对错处做必要修改外，响应文件不得行间插字、涂改或增删。如有修改错漏处，必须由响应文件签署人签字或盖章。

2.4 响应文件的递交

2.4.1 响应文件的密封和标记

①供应商应将响应文件正本和所有副本密封，并加盖供应商公章。不论供应商成交与否，响应文件均不退回。

②密封的响应文件应：

按竞争性谈判通知中注明的地址送达；

注明谈判项目名称、项目编号及“请勿在响应文件提交截止时间之前启封”的字样；

注明联系人、联系电话。

未按要求密封和加写标记，采购方对误投或过早启封概不负责。对由此造成提前开封的响应文件，采购方将予以拒绝，作无效响应处理。

2.4.2 响应文件提交截止时间

①采购方收到响应文件的时间不得迟于竞争性谈判通知中规定的截止时间。

②采购方按照规定，通过修改竞争性谈判文件有权酌情延长响应文件提交截止时间，在此情况下，供应商的所有权利和义务以及供应商受制的截止日期均应以延长后新的截止日期为准。

2.4.3 迟交的响应文件

采购方将拒绝并原封退回在其规定的响应文件提交截止时间后收到的任何响应文件。

2.5 谈判与评审

2.5.1 谈判仪式

①采购方将通知组织谈判的时间和地点。供应商应委派携带有效证件的代表准时参加，参加谈判的代表需签名以证明其出席。

②谈判仪式由采购方主持，供应商代表以及有关工作人员参加。

2.5.2 谈判小组

采购方组建谈判小组，谈判小组负责对谈判响应文件进行审查、比较和与供应商谈判。

2.5.3 谈判工作纪律及保密

谈判小组成员应当遵守评审工作纪律，不得泄露评审情况和评审中获悉的商业秘密。

2.5.4 谈判小组工作原则

谈判小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则，根据谈判文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。未实质性响应谈判文件的响应文件按无效响应处理，谈判小组应当告知提交响应文件的供应商。谈判文件内容违反国家有关强制性规定的，谈判小组应当停止评审并向采购方说明情况。

2.5.5 响应文件审查

谈判小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。

2.5.6 供应商澄清

谈判小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件将以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。

2.5.7 谈判原则、最后报价、综合评分

①谈判小组将以抽签的形式确定供应商的谈判次序。

②谈判小组首先审查供应商的资格，然后按谈判次序与合格供应商分别进行谈判。

③谈判内容：复印打印设备租赁的报价、商务及服务的响应情况。

④谈判文件能够详细列明采购标的服务要求的，谈判结束后，谈判小组将要求所有实质性响应的供应商在规定时间内提交最后报价。最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。

⑤经谈判确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后，由谈判小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。综合评分法，是指响应文件满足谈判文件全部实质性要求且按评审因素的量化指标评审得分最高的供应商为成交候选供应商的评审方法。

⑥评审时，谈判小组各成员独立对每个有效响应的文件进行评价、打分，然后汇总每个供应商每项评分因素的得分。谈判小组根据综合评分情况，按照评审得分由高到低顺序选出中标供应商，并编写评审报告。评审得分相同的，按照最后报价由低到高的顺序推荐。评审得分且最后报价相同的，按照商务评审指标优劣顺序推荐。

2.5.8 响应无效和终止谈判活动条款

①响应无效条款

②未按照竞争性谈判文件规定要求密封、签署、盖章的；

③供应商不具备竞争性谈判文件中规定资格条件的；

④不符合法律、法规和竞争性谈判文件中规定的其他实质性要求的；

⑤其他法律、法规及本竞争性谈判文件规定的属响应无效的情形。

⑥终止竞争性谈判采购活动的条款

出现下列情形之一的，采购方将终止竞争性谈判采购活动，发布项目终止通知并说明原因，重新开展采购活动：

因情况变化，不再符合规定的竞争性谈判采购方式适用情形的；

出现影响采购公正的违法、违规行为的。

2.6 成交原则、询问及质疑

2.6.1 确定成交供应商

根据“供应商须知”第2.5.7的结果，取适当的排名个数作为成交候选人。

2.6.2询问及质疑

询问及质疑依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》及相关法律法规处理。

2.7成交供应商与成交通知书

成交候选人通过资格后审和最终报价，谈判小组在谈判会议3个工作日内向成交供应商发送《成交通知书》。《成交通知书》将作为签订合同的依据。

2.7签订合同

采购人与中标供应商自中标通知书发出之日起三十日内，按谈判文件要求和中标供应商投标文件承诺签订采购合同，但不得超出谈判文件和中标供应商投标文件的范围、也不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。